Legalización de Libros Mercantiles

Son diversos los plazos a tener en cuenta por las empresas y empresarios respecto a la información contable que debe preparar, legalizar y depositar. Los más importantes son los siguientes (para ejercicios terminados el 31 de diciembre):

• 31 de Marzo: Formulación de Cuentas Anuales.
• 30 de Abril: Legalización de Libros Contables.
• 30 de Junio: Aprobación de Cuentas Anuales.
• 30 de Julio: Deposito de Cuentas Anuales.

El artículo 18 de la Ley 14/2013 de 27 de septiembre, conocida como "Ley de Emprendedores", introdujo varias novedades sobre el procedimiento de legalización de libros:

• El único método para legalizar los libros, será el telemático, es decir, ya no se podrán presentar ni en papel ni en CD.
• No se podrán legalizar libros de actas, socios, etc. en blanco previamente a su utilización. La legalización de estos libros será, con carácter general anual aunque se admiten periodicidades menores.

Respecto a la entrada en vigencias de estas novedades hay bastante divergencia entre los diferentes Registros Mercantiles:

• Desde el 1 de enero de 2014, en ningún Registro se podrá presentar un libro en blanco (actas, socios, etc.) para legalizar.
• Respecto a la legalización del resto de libros correspondientes al ejercicio cerrado a 31 de diciembre de 2013, algunos Registros, están aceptando los otros formatos aunque otros Registros ya no aceptan formatos diferentes a la presentación telemática. Lo que es seguro, es que para ejercicios terminados el 31 de diciembre de 2014, el único método para legalizar libros será el telemático.

Pero, ¿qué supone en la práctica para las empresas la presentación telemática? En líneas generales el proceso es bastante sencillo. A través del programa Legalia, se siguen cargando los datos de la sociedad, el libro diario, sumas y saldos trimestrales, balance de situación, pérdidas y ganáncias, memoria,... como siempre, se genera la huella digital y en ese momento se generan los archivos que hay que legalizar. Hasta aquí todo igual.

En este momento hay que entrar en la página www.registradores.org <presentación telemática de documentos <acceso con certificado <nueva presentación.(pinchar aquí)

Por tanto, para legalizar telemáticamente los libros, es necesario ser usuario abonado del Registro Virtual.

Una vez que se ha generado una nueva presentación se adjuntan los archivos generados por el Legalia y se da a aceptar. En caso de que todo esté bien, te aparece el resumen con el coste de la legalización y los datos para la facturación. A partir de ahí, se firma y envía la presentación y se genera el acuse de recibo, que es conveniente guardar como justificante de la presentación.